Quantos processos a sua empresa tem hoje, e em que pé estão?

Em poucos minutos de leitura, você vê como a empresa passa a acompanhar os próprios processos sem telefonar para ninguém, e que pergunta de gestão isso responde.

Quem decide numa empresa costuma ouvir a mesma frase quando pergunta pelos processos: "deixa eu levantar e te passo". O levantamento leva dois dias, e o número que chega não é o mesmo que alguém falou na reunião. Esta é a primeira história da série "Jurídico de empresa", que a gente publica toda quarta-feira, para diretor, financeiro e contador. Em todas elas, a empresa é cliente de um escritório que usa o Direitivo, e o que ela ganha aparece do lado dela da mesa, no portal do cliente.

A pergunta que ninguém responde de primeira

Imagine uma reunião de diretoria numa empresa de médio porte. Alguém pergunta: quantos processos a empresa tem hoje? O diretor jurídico, se existe um, estima. O diretor financeiro lembra de dois que provisionou. O gerente de pessoas cita os trabalhistas que conhece. Cada resposta é honesta, e nenhuma coincide com a outra.

Na reunião seguinte, o número muda de novo, porque alguém achou um processo antigo que ninguém tinha incluído e outro que já tinha acabado. Ninguém errou de má-fé. O problema é que a pergunta mais simples de gestão jurídica, "quantos e em que pé", depende de juntar informação que mora em lugares diferentes.

E a segunda parte da pergunta, "em que pé estão", é ainda mais difícil. Saber que existe um processo é uma coisa. Saber se ele está esperando uma decisão, um prazo da outra parte ou uma providência da própria empresa é outra. Sem isso, a diretoria decide no escuro, ou decide depois de um telefonema que poderia ter sido evitado.

Cada escritório sabe uma parte

Na maioria das empresas, o contencioso (o conjunto dos processos em que ela é parte) está espalhado. Um escritório cuida das ações trabalhistas, outro das cíveis, outro dos assuntos tributários. Cada um conhece muito bem o que lhe foi entregue e quase nada do que está com o vizinho.

A lista que a empresa mantém, quando mantém, nasceu de uma planilha e envelheceu. Processo que terminou continua nela. Processo que começou na semana passada ainda não entrou. Antes de cada reunião importante, alguém precisa juntar tudo, e juntar tudo é trabalho de uma tarde inteira, feito por quem tinha outra coisa para fazer.

O custo disso não aparece em nenhuma conta, mas é real: a empresa decide com informação velha, ou adia a decisão para ter a informação nova. Nos dois casos, o jurídico vira um departamento que responde perguntas, quando deveria ser um que ajuda a decidir.

A empresa abre o portal e vê os seus processos

Aqui entra o que muda quando o escritório que atende a empresa usa o Direitivo. O escritório abre para a empresa o portal do cliente, um endereço próprio onde ela entra e encontra os processos que o escritório compartilha com ela.

O momento na tela é simples. A empresa entra e vê a lista dos seus processos. Ao abrir um deles, encontra o andamento contado em linguagem comum: o que aconteceu, quando aconteceu e o que isso quer dizer. Quando o andamento traz um termo técnico, como "trânsito em julgado" (o momento em que não cabe mais recurso), a explicação aparece ao lado, na própria tela.

Para quem não é advogado, essa é a diferença entre ler e entender. Um andamento escrito em juridiquês é uma informação que só o escritório sabe interpretar, e por isso a empresa precisa perguntar. Um andamento com o termo explicado ao lado é uma informação que o diretor lê por conta própria, no horário dele, sem pedir licença a ninguém.

Não existe telefonema no meio, nem e-mail aguardando resposta, nem relatório que o escritório precise montar toda vez que alguém pergunta. A empresa abre o portal e olha.

O que o escritório decide mostrar

Uma dúvida natural de quem contrata é: então a empresa vê tudo o que o escritório vê? Não necessariamente, e isso é uma qualidade, não uma limitação. Quem decide o que a empresa enxerga é o escritório.

O exemplo mais claro é o da tese. O andamento do processo, ou seja, o que o tribunal fez e o que vem a seguir, vai para a empresa. A discussão estratégica sobre como conduzir o caso, que argumento usar e como negociar, continua entre os advogados. A empresa fica informada do que acontece, sem receber o rascunho de uma conversa que ainda está sendo construída.

Isso protege os dois lados. A empresa ganha clareza sem precisar interpretar bastidor, e o escritório mantém a liberdade de pensar em voz alta com a equipe antes de recomendar um caminho. A relação fica mais transparente justamente porque cada lado sabe o que é compartilhado e o que não é.

E, como em tudo o que a gente publica, vale lembrar a divisão de papéis: o Direitivo organiza e mostra, e quem assina, decide e responde pelo trabalho jurídico é o advogado. O portal não substitui a conversa com o escritório. Ele a torna melhor.

O que o diretor ganha

O ganho mais direto é chegar à reunião sabendo. O diretor abre o portal antes, vê em que pé está cada processo e sabe de antemão quais merecem pergunta. Em vez de gastar a reunião reconstruindo os fatos, gasta decidindo.

Há um segundo ganho, menos óbvio: a pergunta ao escritório fica melhor. Quem já leu o andamento não pergunta "como está o processo?". Pergunta "vi que a sentença saiu, qual é a recomendação para o recurso?". A conversa sobe de nível, e o tempo do escritório, que também é caro para a empresa, passa a ser usado em estratégia e não em informar status.

Por fim, existe a tranquilidade de ter o histórico à mão. Quando alguém novo assume a área, ou quando a diretoria muda, o contexto não depende da memória de uma pessoa. Está no portal, com cada andamento no lugar.

Nada disso exige que a empresa aprenda um sistema jurídico. Ela aprende a abrir um endereço e ler.

Você sabe responder isso hoje?

Para fechar, a pergunta que dá nome ao episódio e que serve como exercício para esta semana: quantos processos tem a sua empresa, e em que pé está o mais importante?

Se a resposta sai na hora, ótimo: você já tem a visibilidade que a série vai explorar. Se a resposta pede um telefonema, uma planilha ou "deixa eu levantar", vale registrar o que faltou. Foi o número total? Foi o andamento do processo mais sensível? Foi saber qual deles exige uma providência da própria empresa?

Anote a falta e leve para a próxima conversa com o seu escritório. Na quarta que vem, a pergunta é outra e igualmente simples: o que o escritório cobrou, o que a empresa pagou e o que venceu.

O que você leva

• Como a empresa acompanha os próprios processos pelo portal que o escritório abre para ela.
• O que muda para o diretor: andamento em linguagem simples, com o termo técnico explicado ao lado, e nenhum telefonema.
• Uma pergunta de gestão para levar à próxima reunião: quantos processos, e em que pé está o mais importante.

Quer ver o portal do cliente funcionando, do ponto de vista de quem contrata? Peça uma demonstração do Direitivo e traga a pergunta da sua empresa.